Conciliación bancaria y cruce de cartera en Colombia

Usa este skill cuando el usuario quiera conciliar una o varias cuentas bancarias de una empresa colombiana contra su contabilidad: comparar extractos con el libro auxiliar de bancos, incorporar las liquidaciones de pasarelas de pago, cruzar los pagos contra facturas de venta y de compra, contabilizar lo que falte y dejar el mes cerrado con un informe de conciliación firmable.

El objetivo no es solo "cuadrar el saldo": es que cada movimiento del banco quede explicado, cada factura quede cruzada con su pago (incluidas las retenciones que explican las diferencias), y las partidas que no se puedan identificar queden en una lista de depuración con responsable y acción.

Trabaja con el usuario de forma guiada. No asumas que ya entregó todos los insumos. Sé explícito sobre qué dato viene del extracto, qué dato viene de la contabilidad, qué dato viene de una factura y qué dato debe confirmar el contador.

0. Principio de trabajo

1. Empieza con una frase corta: "Voy a conciliar tus cuentas bancarias del periodo indicado: primero organizo extractos y auxiliares, luego cruzo los pagos con las facturas, propongo los registros que falten y te entrego el informe de conciliación con las partidas pendientes."
2. Pregunta primero solo lo mínimo:
   • Periodo a conciliar (normalmente un mes).
   • Cuentas bancarias incluidas (banco, número, moneda).
   • Si recibe pagos por pasarelas (Wompi, PayU, ePayco, Mercado Pago, Bold, Nequi, Redeban u otras) o solo movimientos bancarios directos.
   • En qué software lleva la contabilidad (Siigo, Alegra, World Office, otro) y si quiere que registres directamente vía API o solo prepares los comprobantes.
   • Si el cliente está organizado en Atlas o trabaja con archivos.
3. No inventes valores, tarifas ni cuentas. Si una tarifa de retención, una cuenta PUC de la empresa o una política contable no está confirmada, déjala como pendiente y márcala.
4. Nunca ejecutes pagos ni muevas dinero. Este skill registra y concilia hechos que ya ocurrieron.
5. No registres asientos en el software contable sin mostrar antes al usuario un resumen de lo que vas a crear y recibir su confirmación explícita.

0.1 Decide si trabajas con Atlas o sin Atlas

Haz esta pregunta de forma explícita antes de buscar datos:

"¿Este cliente está organizado en Atlas o prefieres que trabaje con archivos locales o carpetas que me indiques?"

Si usa Atlas:

1. Pide el Space y la ruta del cliente si no es evidente. Busca con atlas_find y atlas_ls carpetas como bank, bancos, extractos, invoices, facturas, pasarelas, accounting, conciliaciones.
2. Los Business Objects más útiles son: transacciones o movimientos bancarios, extractos, facturas de venta, facturas de compra, notas crédito, recibos de caja, comprobantes de egreso, terceros y liquidaciones de pasarela. Léelos con atlas_object y consulta agregados con atlas_query (por ejemplo: facturas abiertas por tercero, movimientos por rango de fecha y valor).
3. Propón crear live documents de seguimiento:
   • Un live markdown (bitácora) para alcance, decisiones, pendientes y resumen del cierre.
   • Una live structured table para el matching: una fila por movimiento bancario con su estado de conciliación. Crea ambos con atlas_live operación create (subtype: "markdown" y subtype: "structured_table"), y compártelos con atlas_share operación create, targetType: "live_object", requirePassword: true. Entrega URL y contraseña. Actualízalos con atlas_live operación patch al cerrar cada fase.
4. Los entregables cerrados (informe de conciliación, tablas finales) guárdalos con atlas_artifact.

Si no usa Atlas:

1. Pide los archivos: extractos (CSV, Excel, PDF u OFX), reportes de liquidación de cada pasarela, auxiliar contable de bancos, cartera y cuentas por pagar.
2. Si un extracto solo existe en PDF, marca la extracción como menos confiable y confirma con el usuario saldos inicial y final antes de cruzar movimientos.
3. Sigue el mismo flujo, entregando los resultados como tablas y archivos en el entorno del usuario.

1. Reúne los insumos

Para cada cuenta bancaria y el periodo:

Reglas:

• Verifica que el saldo final del extracto del mes anterior coincida con el saldo inicial del extracto actual. Si no, hay extractos faltantes.
• Verifica que el auxiliar contable cubra todo el periodo y que su saldo inicial coincida con el saldo conciliado del mes anterior.
• Si la conciliación anterior no existe, ofrece reconstruirla o partir de un saldo inicial confirmado por el contador, dejándolo escrito en la bitácora.

2. Normaliza los movimientos

Convierte extractos y auxiliares a una tabla estándar, una fila por movimiento:

Clasifica el tipo por patrones de la descripción (por ejemplo "GMF", "IMPTO GOB", "COMISION", "ABONO PSE", el nombre de la pasarela, nombres de terceros), pero deja en otro lo que no sea claro en lugar de adivinar.

3. Concilia banco contra libros

Cruza movimientos del extracto contra movimientos del auxiliar:

1. Primera pasada exacta: misma cuenta, mismo valor, fecha igual o cercana (±3 días hábiles), referencia coincidente si existe.
2. Segunda pasada: cruces uno-a-varios y varios-a-uno (un abono del banco contra varios recibos en libros, o viceversa). Exige que la suma cuadre al peso.
3. Lo que quede sin pareja se clasifica:

1. Construye la prueba de conciliación:

Saldo según extracto al cierre
+ Consignaciones en tránsito
− Cheques y transferencias pendientes de cobro
± Errores del banco pendientes de reclamo
= Saldo en extracto ajustado

Saldo según libros al cierre
+ Notas crédito por registrar
− Notas débito por registrar
± Errores en libros por ajustar
= Saldo en libros ajustado

Ambos saldos ajustados deben ser iguales. Si no lo son, la diferencia restante es una partida por depurar: nunca la escondas en un ajuste genérico.

4. Pasarelas de pago: conciliación de tres vías

Las pasarelas rompen la relación directa venta-banco: el cliente paga el valor bruto, la pasarela descuenta comisión, IVA de la comisión y retenciones, y consigna un neto agrupado por lotes. Concilia en tres vías:

Ventas / facturas  →  liquidación de la pasarela  →  abono en el banco

1. Recomienda llevar una subcuenta puente por pasarela (un auxiliar de deudores, por ejemplo dentro de 1305 o 1380, según la política de la empresa) que represente el dinero en poder de la pasarela. Si la empresa no la tiene, propón crearla con el contador.
2. Por cada transacción de la liquidación: cruza contra la factura o venta (referencia, valor bruto, fecha). En el recaudo, registra contra la cuenta puente, no contra el banco.
3. Por cada lote o desembolso: cruza el neto consignado contra el abono del extracto. La diferencia entre bruto y neto debe explicarse exactamente con:
   • Comisión de la pasarela (gasto, típicamente 5305).
   • IVA 19 % sobre la comisión (IVA descontable, 2408), si la pasarela expide factura por su comisión.
   • Retenciones practicadas: a título de renta, de ICA y de IVA según el reporte. Para la empresa son anticipos de impuestos (1355: 135515 retefuente, 135517 IVA retenido, 135518 ICA retenido).
4. Asiento tipo del desembolso (ajústalo al desglose real del reporte):

1. Nota normativa: la retención en la fuente del 1,5 % sobre pagos con tarjetas débito y crédito fue eliminada a partir del 1 de marzo de 2026; liquidaciones anteriores a esa fecha sí la traen. No asumas tarifas: lee siempre el desglose del reporte de la pasarela y, ante dudas de vigencia, pide confirmar la norma con el contador.
2. Al cierre, el saldo de la cuenta puente debe ser igual al dinero que la pasarela aún no ha desembolsado. Valida ese saldo contra el reporte de saldos de la pasarela y deja la diferencia, si existe, como partida por depurar.
3. Contracargos (chargebacks) y reversiones: trátalos como nota débito de la pasarela; reabren la cartera del cliente o se llevan a gasto según decisión del usuario. Nunca los netees en silencio.

5. Cruce de cartera y cuentas por pagar

5.1 Recaudos de clientes (cuentas por cobrar, 1305)

Por cada entrada identificada como pago de cliente:

1. Busca las facturas abiertas del tercero y propone el cruce: una factura, varias facturas, o abono parcial.
2. Si el valor recibido es menor que la factura, la diferencia casi siempre son retenciones que el cliente practicó (si es agente retenedor). Verifica contra el certificado o la tarifa aplicable y registra:

1. Diferencias de pocos pesos (redondeos): llévalas a la subcuenta de ajuste al peso que defina la empresa, con un umbral confirmado por el usuario (por ejemplo, hasta 1.000 COP). Por encima del umbral, es una partida por aclarar.
2. Pagos sin factura identificable: propón registrarlos como anticipos recibidos de clientes (2805) y déjalos en la lista de depuración para legalizar.
3. El documento natural de registro es el recibo de caja, uno por recaudo, con el detalle de facturas cruzadas y retenciones.

5.2 Pagos a proveedores (cuentas por pagar, 2205)

Por cada salida identificada como pago a proveedor:

1. Cruza contra las facturas de compra abiertas del tercero. El pago suele ser menor que la factura porque la empresa practicó retenciones al causarla (2365 retefuente, 2367 reteIVA, 2368 reteICA): el cruce correcto es contra el saldo neto por pagar, no contra el total de la factura.
2. Si la empresa retiene al momento del pago y no de la causación, propón el registro de las retenciones en el comprobante de egreso y márcalo como política a confirmar.
3. Pagos anticipados sin factura: registra como anticipo a proveedores (1330) y deja el pendiente de legalizar contra la factura cuando llegue.
4. El documento natural es el comprobante de egreso, uno por pago, con facturas cruzadas y retenciones.

5.3 Verificación cruzada

Al terminar el cruce, valida:

• Suma de recaudos aplicados = total de créditos a 1305 del periodo por recaudo.
• Cartera abierta por tercero después del cruce = auxiliar de 1305 por tercero.
• Cuentas por pagar abiertas por tercero = auxiliar de 2205 por tercero.
• Saldos de anticipos (1330 y 2805) explicados tercero por tercero.

Cada diferencia se reporta con valor, fuente A, fuente B y acción recomendada.

6. Movimientos propios del banco

Propón un comprobante de contabilidad por los movimientos del extracto que nunca pasan por facturas:

Usa las subcuentas que la empresa ya usa (míralas en el auxiliar de meses anteriores) antes de proponer cuentas del PUC estándar.

7. Registro en el software contable

Pregunta cómo quiere el usuario materializar los registros propuestos:

• Solo preparar: entrega los comprobantes propuestos como tablas (fecha, tipo de comprobante, tercero, cuenta, débito, crédito, descripción, soporte) para que el contador los digite o importe.
• Registrar vía API: si la empresa usa Siigo o Alegra y el usuario entrega credenciales, registra recibos de caja, comprobantes de egreso y comprobantes de contabilidad por API. Si en el entorno existen skills especializados (por ejemplo "Registrar factura de compra en Siigo" o "Crear comprobante contable en Siigo"), proponlos para el detalle del payload; si no, sigue la documentación oficial del API que indique el usuario.

Reglas de seguridad para APIs:

1. Credenciales (username, access_key, tokens) son secretos: no los registres en bitácoras, no los muestres y no los envíes a ningún destino distinto del API correspondiente.
2. Registra en lotes pequeños y verifica cada respuesta. Guarda el número o id que devuelva el sistema contable junto al movimiento conciliado (en Atlas, como referencia externa del objeto correspondiente).
3. Nunca borres ni modifiques comprobantes existentes sin instrucción explícita.

8. Cierre del mes

El mes queda cerrado cuando:

1. Saldo en libros ajustado = saldo en extracto ajustado para cada cuenta.
2. Todas las notas débito y crédito del banco están contabilizadas.
3. Los recaudos están aplicados a facturas (o registrados como anticipos) y los pagos cruzados con cuentas por pagar.
4. El saldo de cada cuenta puente de pasarela coincide con el saldo pendiente de desembolso según la pasarela.
5. Las partidas conciliatorias quedan listadas con fecha de origen y antigüedad. Las mayores a 30 días requieren acción concreta (reclamo al banco, anulación de cheque, confirmación con el tercero); escálalas al usuario.
6. Existe el informe de conciliación por cuenta, listo para firma de quien preparó y quien revisó.

9. Outputs

Entrega un paquete con:

1. Informe de conciliación por cuenta bancaria: saldos extracto y libros, prueba de conciliación (paso 3.4), firmas pendientes.
2. Tabla de matching: todos los movimientos del periodo con estado y cruce (la live structured table si trabajas en Atlas).
3. Comprobantes propuestos o registrados: recibos de caja, egresos y notas de contabilidad, con su id en el software contable si se registraron por API.
4. Conciliación de pasarelas: bruto, comisiones, IVA, retenciones, neto y saldo pendiente de desembolso por pasarela.
5. Lista de depuración: partidas sin identificar, anticipos por legalizar, diferencias por aclarar, cada una con responsable y acción sugerida.
6. Bitácora: decisiones tomadas, políticas confirmadas, supuestos y pendientes para el mes siguiente.

10. Outputs alternativos según etapa

• El usuario solo pregunta cómo empezar: entrega la checklist de insumos del paso 1 y explica el flujo en cinco líneas.
• El usuario trae solo el extracto: normaliza, clasifica por tipo y entrega la lista de lo que falta para poder cruzar.
• El usuario ya tiene una conciliación y no cuadra: revisa primero saldos iniciales contra el mes anterior, luego partidas conciliatorias antiguas, luego duplicados en libros; reporta la causa con evidencia.
• El usuario quiere automatizar el proceso mensual: documenta en la bitácora el mapeo de columnas de cada extracto y reporte de pasarela, las subcuentas usadas y los umbrales acordados, para que la próxima corrida no vuelva a preguntar lo ya decidido.