Finanzas y contabilidad

Contabilidad con agentes de IA: registrar facturas, asociar pagos, seguir partidas abiertas.

La mayor parte del trabajo contable es pequeño y vuelve cada semana: abrir el adjunto, registrarlo, archivarlo, perseguir el comprobante, asociar el pago. Un agente lo hace con tus reglas y pregunta antes de contabilizar o de enviar algo. Aquí van cuatro ejecuciones, del martes en la mañana al inicio de mes.

Cuatro ejecuciones en contabilidad

Cuatro ejecuciones del agente, de la mañana al inicio de mes. Cada una conecta varios sistemas y resuelve un proceso completo, no solo un paso.

  1. 01 · Diario 07:30

    Leer el extracto y asociar los pagos

    Cada mañana el extracto del día anterior llega como CSV al buzón. El agente lo importa como tabla y busca la factura abierta detrás de cada movimiento: 115 de 118 cuadran y quedan marcados como pagados. Por el pago parcial de Comercial Kranz le pregunta a Ana, y dos movimientos sin factura quedan por revisar.

    1. 1El extracto llega como tabla al buzón
    2. 2115 de 118 movimientos asociados a una factura
    3. 3Records marcados como pagados, con fecha y valor
    4. 4Pago parcial de Comercial Kranz avisado a Ana
    5. 52 movimientos sin factura quedan por revisar
    BuzónImportar tablaRecordsSlackPágina
  2. 02 · Ma 08:10

    Factura, comprobante y contabilización

    Una factura de Transportes Andina llega a facturas@. El agente archiva el PDF, registra los 4.180.000 COP como record y revisa por número y proveedor si ya había entrado antes. El comprobante de pago se lo pide por Slack a Marco, de compras, y solo contabiliza cuando Ana, de contabilidad, dice que sí.

    1. 1Adjunto leído, PDF archivado en la carpeta Andina
    2. 2Record FV-4711 creado y revisado por duplicado
    3. 3Marco sube el comprobante de pago en Slack
    4. 4Ana aprueba el registro sugerido
    5. 5Contabilizado en el sistema, archivos subidos
    BuzónCarpeta del spaceRecordSlackSistema contable
  3. 03 · Viernes 09:00

    Partidas abiertas y recordatorios de pago

    El viernes en la mañana el agente reúne todas las facturas de clientes vencidas y revisa en el extracto quién ya pagó. Quedan 7 facturas por 48.280.000 COP, y para ellas redacta recordatorios con número, valor y vencimiento. Ana aprueba la lista en Slack, salen los correos y los records quedan en recordado.

    1. 1Reunidas las facturas de clientes vencidas
    2. 2Pagos recibidos verificados, 2 casos retirados
    3. 37 recordatorios redactados con número y valor
    4. 4Ana aprueba la lista en Slack
    5. 5Correos enviados, records en recordado
    ProgramaciónRecordsExtracto bancarioSlackCorreo a clientes
  4. 04 · Inicio de mes

    Facturas recurrentes antes del cierre

    Cada mes llegan las mismas 24 facturas: arriendo, teléfono, hosting, suscripciones de software. El agente compara esa lista con lo que de verdad llegó al buzón, archiva las 21 que encontró y las registra. Las 3 que faltan se las reporta a Ana con proveedor, valor esperado y última llegada, antes de que empiece el cierre.

    1. 124 facturas esperadas salen de los records
    2. 2Buzones revisados por proveedor y periodo
    3. 321 encontradas, archivadas y registradas
    4. 43 facturas faltantes reportadas a Ana
    ProgramaciónRecordsBuzónCarpeta del spaceSlack

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Preguntas frecuentes

Solo si lo permites. Lo estándar es un paso de aprobación: el agente prepara el registro sugerido, una persona confirma en Slack y solo entonces algo llega al sistema contable. Para categorías en las que confías (facturas pequeñas y recurrentes de proveedores conocidos) puedes quitar la aprobación y mantenerla para todo lo demás.

Solo después de un sí. El viernes deja los borradores en Slack, con cliente, número de factura, valor y días de mora. Apruebas la lista completa o sacas a algún cliente, y ahí salen los correos. Quien ya pagó sale de la lista antes de eso.

Por el valor, el número de factura en la referencia, el proveedor y la fecha. Si coincide sin dudas, marca el record como pagado. Si no (pago parcial, una transferencia por varias facturas, un pago sin factura), no adivina: deja el movimiento abierto y pregunta. Lo mismo con los campos dudosos de una factura, se marcan en lugar de aceptarse.

Gmail, Microsoft 365, buzones IMAP, Slack, Google Drive y Google Sheets están listos. Los extractos bancarios entran como tabla (Excel o CSV). Tu sistema contable lo conectas por MCP o con un paso HTTP con autenticación propia. Si necesitas una integración lista, dinos cuál.

Describe la tarea. El resto toma forma en la plataforma.

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