Dokumente & Verträge

Vertragsarbeit mit KI-Agenten: Verträge prüfen, Fristen melden, Angebote entwerfen.

Verträge, Angebote und Nachweise sind Papierarbeit mit Terminen: lesen, mit der eigenen Vorlage vergleichen, nachfassen, rechtzeitig kündigen. Ein Agent erledigt das nach deinen Regeln und fragt dich, bevor etwas nach außen geht. Hier ist ein Montag mit vier solchen Läufen.

Ein Montag in der Vertragsverwaltung

Vier Agentenläufe an einem Tag. Jeder geht vom Auslöser bis zum Ergebnis und fasst mehrere Systeme an, nicht nur einen Handgriff.

  1. 01 · 07:30

    Ablaufende Nachweise anfordern und einsortieren

    Der Monatserste fällt auf diesen Montag: Ein Lauf geht durch die 64 Lieferanten-Records und findet zwei Haftpflichtnachweise, die in 60 Tagen ablaufen. Das Anfordern fehlender Nachweise hast du einmal freigegeben, also schickt der Agent die Mails selbst und erinnert nach fünf Tagen. Kommt das PDF zurück, prüft er Laufzeit und Deckungssumme gegen deine Vorgabe von 5 Mio. €, legt es im Lieferantenordner ab und setzt die nächste Prüfung.

    1. 1Ein Lauf prüft die Nachweise aller Lieferanten
    2. 2Was läuft in den nächsten 60 Tagen ab?
    3. 3Die Anforderung geht per Mail raus
    4. 4Der Nachweis kommt zurück und wird geprüft
    5. 5Abgelegt, Record aktuell, nächster Termin gesetzt
    ZeitplanRecordsMail an LieferantPostfachGoogle DriveRecord
  2. 02 · 08:00

    Kündigungsfristen prüfen und rechtzeitig kündigen

    Der Montagslauf geht durch alle 212 Vertrags-Records und sucht, was in den nächsten 90 Tagen in die Kündigungsfrist läuft. Drei Verträge sind dabei, zu jedem zitiert die Liste die Klausel. Nina antwortet in Slack mit Ja zum Cloudspeicher von Vento, der sich sonst um 12 Monate und 14.400 € verlängert, und der Agent schickt die Kündigung zum 31. Dezember.

    1. 1Montags prüft ein Lauf alle Vertrags-Records
    2. 2Wer läuft in 90 Tagen in die Frist?
    3. 3Die Liste zitiert zu jedem Vertrag die Klausel
    4. 4Ein Ja in Slack, dann geht die Kündigung raus
    5. 5Record auf gekündigt, Frist belegt
    ZeitplanRecordsFristenlisteSlackMail an AnbieterRecord
  3. 03 · 09:05

    Vertragsentwurf prüfen und beantworten

    Falkner schickt den Rahmenvertrag Wartung 2027 an verwaltung@. Der Agent legt Laufzeit, Kündigungsfrist und die 2.450,00 € im Monat als Record an und vergleicht Klausel für Klausel mit deinen Standardbedingungen: drei Abweichungen, jede mit beiden Passagen zitiert. Nina sagt in Slack Ja, die Rückmeldung geht an den Lieferanten, und abends hängt die unterschriebene Fassung als Version 2 am selben Record.

    1. 1Der Vertragsentwurf kommt per Mail
    2. 2Felder, Fristen und Beträge werden zum Record
    3. 3Abgleich mit deinen Standardbedingungen
    4. 4Ein Ja in Slack, dann geht die Antwort raus
    5. 5Die unterschriebene Fassung wird Version 2
    PostfachRecordStandardbedingungenSlackMail an LieferantRecord
  4. 04 · 14:20

    Anfrage beantworten und Angebot rausschicken

    Brammer Logistik fragt die Wartung für drei Standorte an, das Leistungsverzeichnis liegt als PDF bei. Der Agent legt die Anfrage als Record an, holt die Preise der zwölf Positionen aus deiner Preisliste in Google Sheets und baut daraus das Angebot A-2026-114 über 18.640,00 €. Tobias gibt es in Slack frei, die Mail geht raus, und ohne Antwort fasst der Agent nach sieben Tagen nach.

    1. 1Die Anfrage kommt mit Leistungsverzeichnis
    2. 2Positionen und Preise aus deiner Preisliste
    3. 3Das Angebot entsteht aus deiner Vorlage
    4. 4Ein Ja in Slack, dann geht es raus
    5. 5Ohne Antwort erinnert der Agent nach 7 Tagen
    PostfachRecordGoogle SheetsAngebotsvorlageSlackMail an Kunde

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Häufige Fragen

Jeder Schritt nach außen hängt an einer Freigabe: Der Agent legt Kündigung, Angebot oder Rückmeldung als Entwurf vor und schickt eine kurze Rückfrage in Slack, die eine Person mit Ja beantwortet. Eng umrissene Fälle kannst du einmal freigeben, zum Beispiel das Anfordern fehlender Nachweise. Unterschriften laufen weiter über dein Signaturtool, die unterschriebene Fassung kommt als neue Version an den Record.

Aus deinen eigenen Unterlagen: Standardbedingungen und Angebotsvorlage liegen als Dokumente im Space, die Preisliste als Tabelle in Google Sheets, die Verträge kommen aus einem verbundenen Postfach, aus Google Drive oder per Upload. Der Assistent liest ein vorhandenes Prozessdokument und baut daraus den Skill, den du danach im Gespräch änderst. Ein Vertragsarchiv oder dein Signaturtool bindest du über MCP oder einen HTTP-Schritt an.

Der Scan wird als Text am Dokument gespeichert, daraus liest der Skill die Felder. Unsichere Werte markiert er zur Prüfung und stellt die Passage daneben, statt zu raten. Das Protokoll zeigt zu jedem Feld, aus welchem Dokument es stammt, und Änderungen an Records lassen sich zurücknehmen.

Ein Skill sieht nur die Ordner in seinem Umfang. Der Ordner der Geschäftsführung bleibt außen vor, und das Protokoll zeigt Schritt für Schritt, welche Dokumente ein Lauf wirklich gelesen hat. Spaces trennen Teams, der Umfang trennt Skills innerhalb eines Teams.

Beschreib die Aufgabe. Der Rest entsteht auf der Plattform.

Kostenlos starten, den ersten Skill mit dem Assistenten anlegen und sehen, wie ein Lauf aussieht, bevor du etwas anschließt.

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