Finanzen & Buchhaltung

Buchhaltung mit KI-Agenten: Rechnungen erfassen, Zahlungen zuordnen, offene Posten verfolgen.

Die meiste Arbeit in der Buchhaltung ist klein und kommt jede Woche wieder: Anhang öffnen, erfassen, ablegen, dem Beleg hinterherlaufen, Zahlung zuordnen. Ein Agent erledigt das nach deinen Regeln und fragt, bevor etwas gebucht wird oder rausgeht. Hier sind vier solche Läufe, vom Dienstagmorgen bis zum Monatsanfang.

Vier Läufe in der Buchhaltung

Vier Agentenläufe, vom Morgen bis zum Monatsanfang. Jeder verbindet mehrere Systeme und erledigt einen ganzen Vorgang, nicht nur einen Handgriff.

  1. 01 · Täglich 07:30

    Kontoauszug einlesen und Zahlungen zuordnen

    Jeden Morgen liegt der Kontoauszug des Vortags als CSV im Postfach. Der Agent importiert ihn als Tabelle und sucht zu jeder Bewegung die passende offene Rechnung: 115 von 118 gehen glatt durch und stehen danach als bezahlt im Record. Für die Teilzahlung von Kranz und Söhne fragt er Ana, zwei Bewegungen ohne Rechnung bleiben zur Prüfung stehen.

    1. 1Kontoauszug kommt als Tabelle ins Postfach
    2. 2115 von 118 Bewegungen einer Rechnung zugeordnet
    3. 3Records auf bezahlt gesetzt, mit Datum und Betrag
    4. 4Teilzahlung von Kranz und Söhne an Ana gemeldet
    5. 52 Bewegungen ohne Rechnung bleiben zur Prüfung
    PostfachTabellenimportRecordsSlackSeite
  2. 02 · Di 08:10

    Rechnung, Zahlungsbeleg und Buchung

    Eine Rechnung von Nordfracht landet in rechnung@. Der Agent legt das PDF ab, erfasst 1.240,00 € als Record und prüft über Nummer und Lieferant, ob sie schon einmal da war. Den Zahlungsbeleg holt er per Slack bei Marco aus dem Einkauf, gebucht wird erst nach dem Ja von Ana aus der Buchhaltung.

    1. 1Anhang gelesen, PDF im Ordner Nordfracht abgelegt
    2. 2Record RE-4711 angelegt, auf Dublette geprüft
    3. 3Marco lädt den Zahlungsbeleg in Slack hoch
    4. 4Ana gibt den Buchungsvorschlag frei
    5. 5Im Buchhaltungssystem gebucht, Belege hochgeladen
    PostfachOrdner im SpaceRecordSlackBuchhaltungssystem
  3. 03 · Freitag 09:00

    Offene Posten und Zahlungserinnerungen

    Freitagmorgen sammelt der Agent alle überfälligen Kundenrechnungen und prüft im Kontoauszug, wer inzwischen doch gezahlt hat. Übrig bleiben 7 Rechnungen über 14.320,00 €, für die er Erinnerungen mit Nummer, Betrag und Fälligkeit entwirft. Ana gibt die Liste in Slack frei, dann gehen die Mails raus und die Records stehen auf erinnert.

    1. 1Alle überfälligen Kundenrechnungen gesammelt
    2. 2Zahlungseingänge gegengeprüft, 2 Fälle entfernt
    3. 37 Erinnerungen mit Nummer und Betrag entworfen
    4. 4Ana gibt die Liste in Slack frei
    5. 5Mails raus, Records auf erinnert gesetzt
    ZeitplanRecordsKontoauszugSlackMail an Kunden
  4. 04 · Monatsanfang

    Wiederkehrende Rechnungen vor dem Abschluss

    Jeden Monat kommen dieselben 24 Rechnungen: Miete, Telefon, Hosting, Softwareabos. Der Agent vergleicht diese Liste mit dem, was wirklich im Postfach lag, legt die 21 gefundenen ab und erfasst sie als Records. Die 3 fehlenden meldet er Ana mit Lieferant, erwartetem Betrag und letztem Eingang, bevor der Abschluss startet.

    1. 124 erwartete Rechnungen aus den Records geholt
    2. 2Postfächer nach Lieferant und Zeitraum durchsucht
    3. 321 gefunden, abgelegt und als Record erfasst
    4. 43 fehlende Rechnungen an Ana gemeldet
    ZeitplanRecordsPostfachOrdner im SpaceSlack

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Häufige Fragen

Nur wenn du es erlaubst. Standard ist ein Freigabeschritt: Der Agent bereitet den Buchungsvorschlag vor, eine Person bestätigt in Slack, erst dann geht etwas ins Buchhaltungssystem. Für Kategorien, denen du vertraust (kleine wiederkehrende Rechnungen bekannter Lieferanten), kannst du die Freigabe abschalten und sie für alles andere behalten.

Erst nach einem Ja. Am Freitag legt er die Entwürfe in Slack vor, mit Kunde, Rechnungsnummer, Betrag und Tagen über Fälligkeit. Du gibst die ganze Liste frei oder nimmst einzelne Kunden heraus, dann gehen die Mails raus. Wer zwischendurch gezahlt hat, fällt vorher aus der Liste.

Aus Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Lieferant und Datum. Passt das eindeutig, setzt er den Record auf bezahlt. Passt es nicht (Teilzahlung, eine Überweisung für mehrere Rechnungen, Zahlung ohne Rechnung), rät er nicht: Die Bewegung bleibt offen und er fragt nach. Dasselbe gilt für unsichere Felder auf einer Rechnung, sie werden markiert statt übernommen.

Fertig angebunden sind Gmail, Microsoft 365, IMAP-Postfächer, Slack, Google Drive und Google Sheets. Kontoauszüge kommen als Tabelle herein (Excel oder CSV). Dein Buchhaltungssystem bindest du über MCP oder einen HTTP-Schritt mit eigener Authentifizierung an. Wenn du eine fertige Integration brauchst, sag uns, welche.

Beschreib die Aufgabe. Der Rest entsteht auf der Plattform.

Kostenlos starten, den ersten Skill mit dem Assistenten anlegen und sehen, wie ein Lauf aussieht, bevor du etwas anschließt.

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