HR & People

Personalarbeit mit KI-Agenten: Bewerbungen bearbeiten, Unterlagen einsammeln, Abwesenheiten festhalten.

Personalarbeit besteht aus vielen kleinen Handgriffen: Lebenslauf lesen, Unterlagen anfordern, Urlaub eintragen, Akten prüfen. Ein Agent erledigt das nach deinen Regeln, und über Menschen entscheidet weiter eine Person: einladen, freigeben, einstellen bestätigt jemand aus dem Team. Hier ist ein Montag mit vier solchen Läufen.

Ein Montag in der Personalabteilung

Vier Agentenläufe an einem Tag. Jeder verbindet Postfach, Personalakte und Slack und erledigt einen ganzen Vorgang, nicht nur einen Handgriff.

  1. 01 · Mo 07:00

    Fehlende Unterlagen und Fristen am Montag

    Montags um 07:00 geht ein Lauf durch alle 64 Personalakten: was fehlt, was abgelaufen ist, welche Probezeit endet. Sara aus HR sieht die Liste in Slack und gibt die Nachfassmails frei, jede Person bekommt nur ihre eigenen offenen Punkte. Zwei Führungskräfte werden an das Probezeitgespräch erinnert, die offenen Punkte stehen als Seite, die sich selbst aktualisiert.

    1. 1Montags 07:00 prüft der Lauf alle Personalakten
    2. 2Fehlende Unterlagen, abgelaufene Nachweise, Fristen
    3. 3Ein Ja von HR, dann gehen die Nachfassmails raus
    4. 4Führungskräfte bekommen ihre Fristen in Slack
    5. 5Die offenen Punkte stehen als Seite, live
    ZeitplanPersonalaktenSlackMail an die PersonenSeite
  2. 02 · 08:05

    Bewerbung lesen, Gespräch anbieten

    Um 08:05 liegt eine Bewerbung auf die Teamassistenz im Einkauf im Postfach jobs@. Der Agent legt den Lebenslauf im HR-Space ab, macht daraus einen Record und gleicht ihn mit der Stellenbeschreibung ab. Jonas aus dem Einkauf bekommt das Kurzprofil in Slack, antwortet mit Ja und zwei Terminen, danach geht die Einladung an Lena Brandt raus.

    1. 1Die Bewerbung kommt an jobs@, mit Lebenslauf
    2. 2Record angelegt, die Bewerbung vom Mai verknüpft
    3. 3Abgleich je Kriterium, ohne Bewertung
    4. 4Jonas sagt Ja, die Einladung geht raus
    PostfachHR-SpaceRecordSlackMail an die Bewerberin
  3. 03 · 10:15

    Unterlagen für den ersten Tag einsammeln

    Um 10:15 landet der unterschriebene Vertrag von Lena Brandt im HR-Space. Der Agent legt die Personalakte an, übernimmt Start und Stelle und vergleicht sie mit der Unterlagenliste: Steuer-ID und Bankverbindung fehlen. Sara aus HR sagt Ja, dann geht die Anfrage per Mail raus, IT bekommt Laptop und Konten als Aufgabe, und nach drei Tagen erinnert der Agent.

    1. 1Der unterschriebene Vertrag landet im HR-Space
    2. 2Personalakte angelegt, Start und Stelle übernommen
    3. 3Abgleich mit der Unterlagenliste: zwei fehlen
    4. 4Ein Ja von HR, dann geht die Anfrage raus
    5. 5IT bekommt Laptop und Konten als Aufgabe
    Google DrivePersonalakteSlackMail an die PersonErinnerung
  4. 04 · 14:00

    Urlaubsantrag prüfen und freigeben lassen

    Marek aus dem Einkauf schreibt um 14:00 an hr@, er möchte vom 12. bis 23. Oktober frei. Der Agent legt die Abwesenheit als Record an, rechnet den Resturlaub und sieht, dass Anna in der ersten der beiden Wochen schon weg ist. Jonas entscheidet in Slack, danach steht der Urlaub in der Abwesenheitsliste und Marek hat seine Zusage.

    1. 1Der Antrag kommt per Mail an hr@
    2. 2Resturlaub und Überschneidungen im Team geprüft
    3. 3Jonas entscheidet, der Agent hält es fest
    4. 4Zusage raus, Abwesenheitsliste aktuell
    PostfachRecordGoogle SheetsSlackMail an die Person

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Häufige Fragen

Nein. Über Menschen entscheidet immer eine Person. Der Agent trägt zusammen, was für die Entscheidung nötig ist: Abgleich mit der Stellenbeschreibung, Resturlaub, Überschneidungen im Team. Jonas sagt in Slack Ja oder Nein, und seine Antwort steht mit Namen und Uhrzeit am Record. Ohne dieses Ja geht keine Einladung und keine Zusage raus.

Erst nach einem Ja aus dem Team, oder in einer Kategorie, die du vorher festlegst, zum Beispiel die Eingangsbestätigung auf eine Bewerbung. Jede Mail liegt vorher als Entwurf vor, mit Empfänger und Text. Unsichere Werte markiert der Agent, statt sie zu übernehmen, und jeder Lauf ist Schritt für Schritt protokolliert und lässt sich zurücknehmen.

Nur wer Zugriff auf den HR-Space hat. Ein Skill bekommt genau die Ordner und Record-Typen, die er für seine Aufgabe braucht, sonst nichts. Die Daten liegen in Frankfurt und sind je Unternehmen getrennt. Jede Änderung ist protokolliert, und der Montagslauf meldet auch Bewerbungen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Gelöscht wird nach einer Freigabe.

Fertig angebunden sind Gmail, Microsoft 365, IMAP-Postfächer, Slack, Google Drive, Google Sheets und Notion. Dein Personalsystem bindest du über MCP oder einen HTTP-Schritt an, bestehende Listen ziehst du als Excel- oder CSV-Import in Records. Für den Anfang reicht ein Postfach: Eine Krankmeldung als PDF genügt dem Agenten, er liest den Zeitraum, legt sie in der Personalakte ab und trägt die Abwesenheit ein.

Beschreib die Aufgabe. Der Rest entsteht auf der Plattform.

Kostenlos starten, den ersten Skill mit dem Assistenten anlegen und sehen, wie ein Lauf aussieht, bevor du etwas anschließt.

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