Documentos y contratos

Gestión de contratos con agentes de IA: revisar contratos, avisar de plazos, redactar cotizaciones.

Los contratos, las cotizaciones y los certificados son papeleo con fechas encima: leer, comparar con tu propia plantilla, hacer seguimiento, avisar a tiempo. Un agente lo hace con tus reglas y te pregunta antes de que algo salga de la empresa. Aquí tienes un lunes con cuatro ejecuciones así.

Un lunes en la gestión de contratos

Cuatro ejecuciones de agente en un día. Cada una va del disparador al resultado y toca varios sistemas, no un solo paso.

  1. 01 · 07:30

    Pedir los certificados por vencer y archivarlos

    El primero de mes cae este lunes: una ejecución recorre los 64 records de proveedores y encuentra dos pólizas de responsabilidad civil que vencen en 60 días. Pedir los certificados que faltan lo aprobaste una vez, así que el agente envía los correos y recuerda a los cinco días. Cuando vuelve el PDF revisa vigencia y cobertura contra tu mínimo de 2.000 millones COP, lo archiva en la carpeta del proveedor y fija la próxima revisión.

    1. 1Una ejecución revisa los certificados de los proveedores
    2. 2¿Qué vence en los próximos 60 días?
    3. 3La solicitud sale por correo
    4. 4El certificado vuelve y se revisa
    5. 5Archivado, record al día, próxima revisión fijada
    ProgramaciónRecordsCorreo al proveedorBuzónGoogle DriveRecord
  2. 02 · 08:00

    Revisar preavisos y terminar a tiempo

    La ejecución del lunes recorre los 212 records de contratos y busca cuáles entran en su preaviso en los próximos 90 días. Son tres, y la lista cita la cláusula de cada uno. Nina responde que sí en Slack por el almacenamiento de Vento Cloud, que si no se renueva 12 meses más a 4.800.000 COP al mes, y el agente envía la terminación para el 31 de diciembre.

    1. 1Cada lunes una ejecución revisa los records de contratos
    2. 2¿Quién entra en preaviso en 90 días?
    3. 3La lista cita la cláusula de cada contrato
    4. 4Un sí en Slack y sale la terminación
    5. 5Record en terminado, plazo documentado
    ProgramaciónRecordsLista de plazosSlackCorreo al proveedorRecord
  3. 03 · 09:05

    Revisar un borrador de contrato y responderlo

    Andes envía el contrato marco de mantenimiento 2027 a administracion@. El agente convierte vigencia, preaviso y los 9.800.000 COP mensuales en un record y compara cláusula por cláusula con tus condiciones estándar: tres diferencias, cada una con ambos pasajes citados. Nina dice que sí en Slack, la respuesta sale al proveedor y en la tarde la versión firmada queda como versión 2 del mismo record.

    1. 1El borrador de contrato llega por correo
    2. 2Campos, plazos y montos se vuelven un record
    3. 3Comparación con tus condiciones estándar
    4. 4Un sí en Slack y sale la respuesta
    5. 5La versión firmada queda como versión 2
    BuzónRecordCondiciones estándarSlackCorreo al proveedorRecord
  4. 04 · 14:20

    Responder una solicitud y enviar la cotización

    Brammer Logística pide el mantenimiento de tres sedes y adjunta el pliego en PDF. El agente guarda la solicitud como record, toma los precios de los doce ítems de tu lista en Google Sheets y arma la cotización COT-2026-114 por 74.560.000 COP. Tobias la aprueba en Slack, sale el correo y, si no hay respuesta, el agente hace seguimiento a los siete días.

    1. 1La solicitud llega con el pliego adjunto
    2. 2Ítems y precios desde tu lista de precios
    3. 3La cotización se arma desde tu plantilla
    4. 4Un sí en Slack y sale al cliente
    5. 5Sin respuesta, seguimiento a los 7 días
    BuzónRecordGoogle SheetsPlantillaSlackCorreo al cliente

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Preguntas frecuentes

Cada paso hacia afuera queda detrás de una aprobación: el agente deja la terminación, la cotización o la respuesta como borrador y manda una pregunta corta en Slack que una persona responde con un sí. Los casos bien acotados los puedes aprobar una sola vez, por ejemplo pedir certificados que faltan. Las firmas siguen pasando por tu herramienta de firma y la versión firmada vuelve como nueva versión del record.

Por tus propios documentos: las condiciones estándar y la plantilla de cotización viven en el space, la lista de precios como hoja en Google Sheets, y los contratos llegan desde un buzón conectado, desde Google Drive o por carga directa. El asistente lee un documento de proceso existente y arma el skill con eso; tú lo ajustas después conversando. Un archivo de contratos o tu herramienta de firma se conectan por MCP o con un paso HTTP.

El escaneo se guarda como texto en el documento y de ahí el skill lee los campos. Los valores dudosos se marcan para revisión con el pasaje al lado, en vez de adivinarse. El registro muestra de qué documento salió cada campo y los cambios en los records se pueden deshacer.

Un skill solo ve las carpetas de su alcance. La carpeta de gerencia queda por fuera y el registro muestra paso a paso qué documentos leyó realmente una ejecución. Los spaces separan equipos; el alcance separa skills dentro de un equipo.

Describe la tarea. El resto toma forma en la plataforma.

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